هشت نکته مهم در مورد مدیریت زمان

  مدیریت زمان  


1) شما نمی توانید زمان را مدیریت کنید؛ شما تنها می توانید خودتان را مدیریت کنید.
در یک روز بیست و چهار ساعت وجود دارد و شما نمی توانید آن را تغییر دهید. تا زمانی که بر روی مدیریت کردن زمان، تحقیق کردن بر روی ابزارها و سیستم ها و لیست های مختلف تمرکز کنید؛ در حال چشم پوشی کرن از مسأله ی واقعی هستید: مدیریت خودتان.

2) «کارهای زیادی دارم» و «وقت به اندازه ی کافی ندارم» جملات بیهوده ای هستند.
هر بار که این جملات را تکرار می کنید مدیریت خود را به تعویق می اندازید؛ چرا که شرایط و اوضاع ماورای کنترل و مدیریت را سرزنش می کنید و قربانی شدن را به جان می خرید. البته که کارهای زیادی وجود دارند و البته که وقت به اندازه ی کافی وجود ندارد، باید به این وضعیت عادت کنید!

3) اولویتِ بسیار داشتن به معنی اولویت نداشتن است.
شما نمی توانید اولویت های بسیاری داشته باشید. اولویت به معنای واقعی تکالیف و یا وظایفی هستند که در مرحله ی بعدی شایستگی توجه و تمرکز را دارند. اگر شما تعداد زیادی از این وظایف را به عنوان اولویت دارید یعنی هیچ اولویتی ندارید. باید اولویت های اولیه خود را در اولین فرصت شناسایی کنید.

4) هرچه اولویت های بیشتری داشته باشید، کمتر انجام می دهید.
اگر دو تا سه اولویت داشته باشید، دو تا سه وظیفه را انجام می دهید. اگر چهار تا ده اولویت داشته باشید یک الی دو وظیفه را انجام خواهید داد. اگر بیش از ده اولویت داشته باشید هیچ وظیفه ای را انجام نخواهید داد. هر چه تعداد وظایف لیست تان بیشتر باشد زمان بیشتری را تلف خواهید کرد و مدام از این شاخه به آن شاخه خواهید پرید و در نهایت احساس فلج بودن در تصمیم گیری خواهید داشت.

5) یک فهرست بلند بالای روزانه غیرمعقول است.
لیست های کارهای روزانه تان را کنار هم بگذارید. حالا تلاش کنید زمان لازم برای انجام این کارها را تخمین بزنید. حتی اگر تعداد شماره ها را کم کنید و بر سرعت خود که چیزی بیش از حد توان شماست بیفزایید خواهید دید که میزان زمان لازم برای انجام همه آن وظایف از تعداد ساعت های روز فراتر خواهد بود.

6) فهرست انجام کارهای روزانه شما ناقص است.
نه تنها لیست انجام کارهای روزانه شما غیرمعقول است، بلکه ناقص هم هست. آیا شما زمان لازم برای انجام ملاقات ها، چک کردن ایمیل ها و تلفن های ضروری تان را در نظر گرفته اید؟ زمان لازم برای غذا خوردن، ورزش کردن، استراحت کردن و تلفن زدن به اعضای خانواده چطور؟ توجه کنید که شما نمی توانید تمام وظایف و تکالیف خود را در یک لیست کوچک بگنجانید.

7) زمان آن فرا رسیده که بپذیرید نمی توانید همه ی کارها را تمام کنید.
تا زمانی که معتقد باشید «می توانید» و یا «باید» همه ی کارها را تمام کنید احساس ناامیدی و بیهودگی خواهید کرد؛ و هر چه بیشتر این واقعیت را انکار کنید زمان بیشتری طول خواهد کشید تا تصمیمات درست در مورد اولویت های اولیه تان بگیرید.

8) پنج راه حل مناسب در زمان مواجهه با کار زیاد:
الف) وظایف بیشتری را انجام دهید؛ این مطلب ممکن است غیرمنطقی به نظر برسد اما شما باید به دنبال روشی باشید که بتوانید سریع تر وظایف خود را انجام دهید و منظم تر باشید تا زمان بیشتری برای خود بیندوزید.
ب) تعویق: برخی از کارهای غیرضروری را می توانید به تأخیر بیندازید.
ج) برخی از کارها را با دقت کمتر و سریع تر انجام دهید؛ قرار نیست همه چیز کامل و بی نقص باشد. در اصل انجام دادن هر کاری به بهترین نحو ممکن، بدین معنا نیست که الزاماً دیگران بابت آن از شما تشکر خواهند کرد. بهتر است قبل از انجام هر کاری از خود بپرسید «چقدر خوب؟» این ترفندها برای هیچ کس جز خود شما عینی و قابل درک نیست.
د) چشم پوشی: برخی از وظایف قابل چشم پوشی هستند. برخی اوقات فهرست وظایف ما به دلایلی هم چون عادت های قدیمی، کارِ مطابق معمول، اجبار، فعالیت های مورد علاقه، فرآیند بعد و کلی دلایل بی معنی دیگر پر می شوند.
هـ) سپردن کارها به دیگران: افراد بسیاری کارهای زیادی را در لیست شان قرار می دهند. برخی از این کارها از همان ابتدا نمی بایست در لیست شما قرار بگیرند. بهتر است برخی از کارها را به عهده ی دیگران بگذارید.